Online Meeting oder Home-Office wegen Corona-Virus?

Home Office für Dich oder Deine Mitarbeiter ist angeordnet oder das steht vielleicht demnächst an? Ja, Videokonferenzen werden immer gängiger. Der Corona-Virus (oder die Angst davor) führt zu neuen Arbeitsformen.
Welt im Wandel

Es wird mehr und mehr in einer virtuellen Umgebung gearbeitet. Das braucht virtuelle Moderation. Sie sollte reibungslos und effektiv sein, damit das gemeinschaftliche kreative Arbeiten gut genutzte Zeit ist. Es gilt, die einzigartigen Herausforderungen der Online-Umgebung zu meistern. verstanden werden. Um räumliche Distanz, soziale und kulturelle Differenzen, sowie unterschiedliches technisches Know-How zu überbrücken, braucht es neue und effektive Ansätze für deine Online-Meetings.

Wie können online gut zusammenarbeiten, Problem lösen, Ergebnisse erzielen und uns dabei miteinander entwickeln? Hier sind unsere Tipps dafür, wie Ihr online effizient mit anderen zusammenarbeitet.

Benenne einen Facilitator

Bestimmt eine Person, die das Hosting für das Online-Meeting verantwortet, den Raum hält und durch das Meeting führt. Idealerweise ist diese Person nicht inhaltlich involviert oder hält sich zurück.

Halte das Meeting kurz

Länger als 90 Minuten sollte es nicht dauern. Damit gehst Du sicher, dass alle fokussiert bleiben: Virtuelle Besprechungen fordern höhere Konzentration, sind damit jedoch auch effizienter. Für größere Themen halte besser eine Serie kleinerer Sitzungen über einen längeren Zeitraum ab, in denen Teilziele geklärt werden. Das bedeutet gleichzeitig, dass der Facilitator dafür sorgen muss, dass das Thema den Beteiligten zwischen den Treffen präsent bleibt.

Bereite Dich vor

Investiere ca. 50% an Zeit in Planung, 20 % auf das eigentliche Online-Treffen und 30 % auf die Nachbereitung. Die drei Phasen eines Prozessdesigns (‚Vorher‘/Design, ‚Während’/Facilitation und ‚Nachher’/Implementierung und Nachbereitung) verlaufen in einem virtuellen Kontext etwas anders als bei physischen Meetings. Gute Vorbereitung bedeutet, dass die Teilnehmer-Erfahrung und das Ergebnis viel besser sein werden.

Teamwork Home OfficeBereite die Teilnehmenden vor

Beziehe die Teilnehmenden bereits vor dem Treffen so weit wie möglich mit in den Prozess ein. Damit schaffst Du produktive Interaktionen während des Online-Calls. Der Facilitator setzt sich dafür ein, dass alle vor dem Treffen auf dem gleichen Wissensstand sind. Noch besser: Du etablierst eine Kultur, in der es selbstverständlich ist, gut vorbereitet zu virtuellen Meetings zu erscheinen und sich bereits vor dem Meeting mit Rückfragen über unklare Punkte beim Facilitator melden.

Wer da ist ist da

Eine sinnvolle Grundregel: Jemand ist entweder ganz dabei oder gar nicht. Wer da ist, ist präsent. Kein Multitasking.

Kamera an!

Jeder hat die Kamera an. Dadurch kommt die Versuchung zu multitasken gar nicht erst auf. Und alle nehmen die Körpersprache der anderen wahr und zeigen die eigene.

Formuliere eine klare Intention

Halte zu Beginn fest, worin das Ziel des Meetings besteht. Komm am Ende darauf zurück und reflektiert kurz über Fokus auf und Erreichen der Intention.

Schaffe einen Kreis

Auch wenn mehrere Teilnehmer am selben Ort sein sollten, nutzen sie jeder ein eigenes Gerät und die eigene Kamera: Denn die stärkste, effektivste Meeting-Form ist ein Kreis. Alle sitzen auf Augenhöhe und es gibt ein Zentrum des Kreises. Wenn wir uns physisch treffen, kann dies ein Blumenstrauss oder etwas Symbolisches in der Mitte sein. Tatsächlich ist es jedoch immer die gemeinsame Intention (siehe oben), die in der Mitte ruht. Und wenn jeder sein eigenes Gerät und die eigene Kamera nutzt, ist der Kreis intakt.

Hab die Technik klar

Mach Dich zuvor mit der Technik des Online-Meetings vertraut. So kannst Du Dich voll auf das Treffen selbst konzentrieren. Die Technik ist Dir ein Co-Facilitator an Deiner Seite. Wenn sie funktioniert, unterstützt sie den Prozess. Durch Vorbereitung, Testen und frühzeitiges Betreten Deines Online-Meeting-Raumes (z.B. Zoom) stellst Du sicher, dass sie nicht zum Störfaktor wird. Und natürlich gibt es Grundregeln wie „Hand heben”, Mikrofone Stummschalten etc.

Nutzt weitere Rollen

Etwas soll protokolliert werden? Nach dem Meeting ein Ergebnis verteilt werden? Neben dem Host und dem Facilitator kann es dafür eine weitere Rolle geben: den Scribe (Visualisierer / Protokollant) der das „Harvesting” verantwortet, und dies entweder in Echtzeit (Screensharing) oder nach dem Meeting allen zukommen läßt.

Gib Verantwortung ab

Experimentiere mit rotierender Leitung und dem Teilen von Verantwortung. So dass jeder weiss: der ganze Kreis lernt gemeinsam – nicht der Gastgebende ist allein verantwortlich, sondern die alle Teilnehmer sind Teil des Lern- und Gruppenprozesses.

Sorge für einen guten Flow

Nutze zwischendurch Zentrierungs-Übungen, zum Beispiel einmal tief ein- und ausatmen und sich aufrichten. Auch kurze Momente von Stille sind ein wichtiges Mittel um Gesagtes/Erfahrenes zu prozessieren. Benenne diese Stillemomente.
Rufe Teilnehmer nach dem Zufallsprinzip zu Wortmeldungen auf – und kündige dies vorher an. Das hält das Niveau des Engagements hoch.

Fazit: Es gibt keine Abkürzungen zu guten Online-Meetings und virtueller Facilitation. Gute Vorbereitung ist nötig, und es gilt in der virtuellen Welt so geschickt zu agieren wie in der physischen Welt mit unserer Körpersprache, Charts / Screensharing, guten Fragen und dem Hosting. Gut gehostete virtuelle Meetings nutzen die Synergiepotenziale die sich zeigen, wenn sich alle um eine gemeinsame Intention sammeln. Dann kann Wirkung durch Partizipation erzielt werden – und braucht das die heutige Welt nicht?

Viel Spaß!

Du brauchst einen Online-Facilitator oder Online-Visualisierer der Dir Anstoß gibt, selber gute virtuelle Online-Meetings abzuhalten? Sprich uns an!