Startseite/Blog/#visualisierung, #facilitation, #onlinemeeting/Visualisierung funktioniert – und online mit Vorlagen noch besser. Ein Interview mit Horst Lange

The Visual Facilitators Blog

5 Min.

Digital Nähe herstellen im Online Meeting funktioniert – mit visuellen Vorlagen

Ein Interview mit Horst Lange

Mathias: Du bist ja einer unserer Visualisierer aus dem Team. Das sind immer ganz spannende Geschichten, die wir bei Kunden erleben. Und Du hattest kürzlich einen Einsatz für einen Kunden, bei dem Du mit visuellen Vorlagen gearbeitet hast. Magst Du uns kurz davon erzählen?

Horst Lange - Team Visual Facilitators

Horst: Gerne. Es ging darum, ein virtuelles „Bonfire” zu veranstalten. Dies war eine Idee eines Teammitglieds von Viva Con Agua. Dafür wurde Unterstützung benötigt. Und zwar Hilfe, die über reine Visualisierung hinausging. 

Dazu haben wir uns im Vorfeld immer wieder zu Meetings in Zoom getroffen. Wir haben gemeinsam darüber beraten, wie man die Idee eines Bonfire auch online sinnvoll umsetzen kann. 

Das war sozusagen Neuland für den Kunden. Wir bewegten uns dabei in einem neuen „virtuellen Lerngelände”, indem wir neue digitale Methoden ausprobieren konnten. Damit das gelingen konnte, haben wir es unter der Überschrift „es muss nicht perfekt sein” erkundet. Sodass wir alles Schritt für Schritt ausprobieren konnten und dann geschaut haben: Was funktioniert und was nicht?

In diesem „Testgelände” habe ich dann den Vorschlag gemacht, die Empathy-Map zu nutzen. Und zwar nicht als „Buyer Persona“, bei der man sich in den Endkunden hineinversetzt, sondern das Tool so umzubauen, wie es auf die eigene Situation am besten passt.
Dazu haben wir eine Vorlage (Template) verwendet und zunächst Vorschläge für Fragen hineingestellt, so dass der Kunde selbstentwickelte Fragen ergänzen oder vorhandene nach Bedarf „umbauen“ konnte. Das Ziel war, Fragen zu entwickeln, die dann auch für
das eigentliche Event passen.

Mathias: Und wie hast du das Template vorbereitet, oder hast Du es live erstellt?

Horst: Ich hab das Empathy-Map-Template bereits schon einmal bei einem anderen Kunden genutzt. Das habe ich damals sehr erfolgreich verwendet – es ging darum, dass Auszubildende ihre emotionale Situation reflektieren. Und dies als Großgruppe. Parallel entstand eine große Wandvisualisierung. Ich hatte noch im Hinterkopf, dass es sehr gut ankam und sehr gut funktioniert hat.

Visuelle Templates Vorlagen Empathy MapDas Besondere daran ist, dass es gelingt, Teilnehmer zu bewegen, selbst visuell mitzumachen – also nicht nur zu Schreiben, sondern auch selber zu Visualisieren.
Das Template habe ich dann nochmal verbessert (und auch auf die Markenfarben des Kunden angepasst).

Ich habe dann empfohlen, das Template über die Online-Kollaborations-Plattform MURAL für die Teilnehmer bereitzustellen. Damit konnten wir gemeinsam online grafisch zusammenarbeiten.

Online-Zusammenarbeit durch Vorlagen bzw. Templates unterstützt

Mathias: Wie habt Ihr online zusammengearbeitet?

Horst: Wir haben Skype for Business verwendet (für Bild und Ton). Weiterhin haben wir Mural im Browser verwendet (für das Template als Bild). Jeder hat die Mural-Seite geöffnet und wir haben dort unsere Ergebnisse eingegeben bzw. visualisiert.

Mathias: Wir als Visual Facilitators sind ja mit Mural vertraut (und sind auch Mural Consulting Partner). Waren denn die Teilnehmer bereits vorher mit Mural vertraut oder war dies das erst Mal?

Horst: Sie waren überhaupt nicht vertraut mit Mural. Es war wie ein Test, der vom Kunden sehr positiv aufgenommen wurde. Es war für alle neu und natürlich sehr anders als „analog“ mit Stift und Papier. Vom Mindset her sind wir zusammen also sehr spielerisch daran gegangen, unverkrampft also und im Sinne von „etwas Neues ausprobieren“.

Mathias: Was war denn der Benefit, den die Gruppe durch diese Arbeitsweise hatte?

Horst: Was klar wurde: Es ist durchaus möglich, diese „Lagerfeuer-Wärme” über den Kontakt digitaler Medien herzustellen. Das Sehen der Bilder für diejenigen, die jeweils etwas vortragen, war sehr wichtig. Auch wenn man sich nicht persönlich in Angesicht zu Angesicht treffen konnte, haben wir also dennoch die Möglichkeit, uns auszutauschen und etwas gemeinsam zu erarbeiten. Sozusagen eine wirkliche Gemeinschaft trotz Corona mit einem unverkrampften „Test-Mindset“ und dabei festzustellen: Das funktioniert! Und damit ein Format zu finden, was funktioniert, wenn man mit der richtigen Einstellung daran geht.

Wie man Vorlagen im Online Meeting nutzt

Mathias: Wenn man dies nun übersetzen würde in ein allgemeines Format, das man auch für andere Kunden nutzen könnte, wie könnte man das aufsetzen?

Horst: Ich würde einen guten Prozess dafür aufsetzen, samt Briefing und Auswahl der Tools, die für die Situation passen. Es geht nicht um die Empathy Map. Sie war nur ein gutes Beispiel dafür, was man in Sachen digitaler Zusammenarbeit machen kann. Das ist ein Ausgangspunkt. Weiß man dann, wo man steht, und welche Erfahrung wir bereits mit digitalen Medien haben (und was alles schiefgehen könnte), dann braucht man vorab noch einen „Tech-Check”. Diesem hatten wir in der Runde eine halbe Stunde gewidmet – was nicht gereicht hat.

Also Briefing-Prozess, Tech-Check, grundsolide Vorbereitung, und dann die eigentliche Kreativrunde. Und auch sehr wichtig: Genau überlegen, welche Einstellung unsere Arbeit fördert. Stichwort: Mindset. 

Ganz allgemein ist die Arbeit mit Vorlagen immer davon abhängig, dass man einfach offen ist für neue Tools. Nur von Templates zu sprechen, finde ich zu kurz gefasst, denn dahinter stehen ja immer weitere Vorgehensweisen und Tools. Es geht auch stets darum, dass es jemanden gibt, der diese Tools und Methoden kennt – und dann das Richtige empfiehlt. So dass sich in der Co-Kreation die Perspektiven erweitern. Auch das Emotionale ist wichtig, und deutlich besser transportierbar durch Visualisierung.

Visuelle Templates Vorlagen Empathie KarteMathias: Haben wir nun einen Kunden, für den all das – samt dem Emotionalen – totales Neuland ist: Wie kann man diesem Kunden vermitteln, dass sich eine solche Vorgehensweise lohnt?

Horst: Es lohnt sich vor allem mittel- und langfristig, da sich die Einsicht durchsetzt, dass man auch ohne Corona nicht jedes Meeting von Angesicht zu Angesicht durchführen muss. Natürlich sind die Live-Meetings letztlich durch nichts zu ersetzen. Doch wir sind ja alle im Alltag unglaublich gefordert. Macht man nur noch jedes dritte oder vierte Meeting live, haben wir den großen Benefit, dass wir keinen großen Reiseaufwand betreiben und dennoch Gemeinsamkeit aufbauen können. Auch online kommen noch unglaublich viele Informationen rüber – durch gesprochene Worte und eben auch visuell durch Bilder.

Für mich ist das eine gute Ergänzung für Unternehmen die ohnehin schon stark gefordert sind bzw. Veränderungsdruck spüren.

Mathias: Was ist der Unterschied, wenn ein Onlinemeeting durch solche Tools unterstützt wird, statt einfach nur so?

Horst: Erstens: Man kann gezielter vorgehen. Eine solche Methode gibt ja einen gewissen Rahmen vor, den man auch vorbereitet. Man sagt also von vornherein „wir wollen uns nicht einfach nur treffen”. Wenn es darum geht über ein Brainstorming hinauszukommen und wirklich Ergebnisse zu erzielen, dann braucht das Vorbereitung.
Zweitens: Es kommt hinzu, dass man dies visuell unterstützen und zeigen kann, dass man tatsächlich Hirnareale anzapfen kann, die  ohne Tools und Visualisierung vollkommen ungenutzt bleiben. Das potenziert sich dann und man hat mehr Möglichkeiten dadurch. So kann man tiefer ins Meeting einsteigen in kürzerer Zeit.

Mathias: Was wäre ein kleiner erster Geschmack, mit dem man das ausprobieren könnte – wenn man dies als Unternehmen noch nie gemacht hat?

Horst: Was mir auffällt ist, dass viele denken, ein Brainstorming an sich sei bereits sehr kreativ und würde wirklich Neues produzieren. Ich sehe das Brainstorming lediglich als ersten Einstieg und es ist sicher nicht wirkungslos.
Ich glaube, gute Fragen zu stellen als eine Art Trigger, hilft enorm weiter. Und das Auswählen von Methoden, die visuell begleiten. Beides zusammen hilft genau dann, wenn die Gruppe ins Stocken gerät. Das wäre ein Einstieg.
Die Einstiegsschwelle wäre dabei, gut über eine Vorbereitung nachzudenken und nicht einfach in das Meeting einzusteigen. Das kann man zwar machen, doch will man in kurzer Zeit viel erreichen, muss man in ein Mindestmaß an Vorbereitung investieren. Das beinhaltet die Antwort auf die Frage „Was wollen wir überhaupt erreichen?”.

Mathias: Wunderbar. Herzlichen Dank, Horst!

 

Zum Profil unseres Teammitglieds Horst Lange.

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